Beruflich veranlasste Reisekosten darf ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern nur dann steuerfrei erstatten, wenn es nachprüfbare Unterlagen im Lohnkonto gibt. Das gilt auch bei der Erstattung von Pauschalen.
Hintergrund
Der Arbeitgeber hatte die Unterlagen, die den erklärten Fahrtkostenerstattungen zugrunde lagen, selbst erstellt. Darüber hinaus waren die Fahrtkosten nicht in dem ausgewiesenen Umfang an die Arbeitnehmer ausgezahlt worden. Da die Nachweise nach Ansicht des Finanzamts nicht den steuerlichen Vorschriften entsprachen, sah es die Voraussetzungen für eine Steuerfreiheit der erstatteten Fahrtkosten nicht als gegeben an. Denn steuerfreie Reisekosten müssen im Lohnkonto aufgezeichnet und durch entsprechende Unterlagen nachgewiesen werden.
Entscheidung
Das Finanzgericht entschied, dass Fahrtkostenerstattungen nur dann steuerfrei bleiben, wenn der Arbeitgeber zeitnah Unterlagen erstellt und aufbewahrt hat, anhand derer die Überprüfung der Steuerfreiheit des ausgezahlten Fahrtkostenersatzes nachgeprüft werden kann. Das gilt auch, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber übereinstimmend bestätigen, dass Fahrtkosten einzeln abgerechnet und unterhalb der gesetzlich zulässigen Pauschbeträge erstattet wurden.
Zwar ist es erlaubt, dass der Arbeitgeber steuerfrei ausgezahlte Beträge im Lohnkonto in einer Summe ausweist. Aus den zusätzlich zum Lohnkonto zu führenden Unterlagen muss sich jedoch zweifelsfrei ergeben, für welche konkrete Dienstreise und in welcher Höhe jeweils Aufwendungen für Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder sonstige Nebenkosten erstattet wurden. Eine Schätzung der steuerfreien Reisekosten ist unzulässig.
